Какво да имате предвид при избор на ЕРП система за вашия бизнес

Вече сте решили, че ЕРП е подходящ за вашия бизнес. След като сте взели това решение, време е да определите кой софтуер е най-подходящ. ЕРП като цяло е създаден, за да ви помогне да управлявате бизнеса си чрез рационализиране на операциите и увеличаване на комуникацията и сътрудничеството между служители и отдели. Но всяка система е различна.

Докато преценявате своите ЕРП опции, трябва да вземете предвид следното:

• Разходи и бюджет:

Парите влизат в играта по няколко начина. Първо, бюджетът ви може да ви насочи към определено ниво на функционалност. Второ, начинът, по който се доставя този софтуер, може също да се определя от бюджета – базираните в облак системи обикновено имат по-ниски предварителни разходи поради фактурирането им в стил абонамент. Броят потребители, които ще има вашата организация, също е важен фактор и ще определи броя на софтуерните лицензи, от които се нуждаете.

• Замяна или надстройка:

Ако вече използвате ЕРП, надстройването на по-старата ви система до по-модерно решение или до най-актуалната версия на текущия ви софтуер може да бъде по-бързо и по-рентабилно решение. Ако, обаче, се сблъскате с проблеми като лоша интеграция или загуба на поддръжка на доставчик, може би е време да замените напълно системата. Въпросът дали да замените или надстроите системата, зависи от вашата компания и факторите, участващи във взимането на решение. Има ли най-новата версия инструментите, от които се нуждае вашият бизнес? На колко години е вашият текущ софтуер? Колко персонализации имате в момента? Колко бързо трябва да се сдобиете с нов софтуер и да го въведете в експлоатация? Отговорите на тези и други въпроси ще ви даде по-добра представа дали надстройката или подмяната е подходяща за вашия бизнес.

• Бизнес среда:

Както споменахме, някои видове ЕРП системи са по-подходящи за специфични индустрии. Помислете каква технология използват вашите конкуренти в бизнеса. Как този ЕРП софтуер се отразява на слабите показатели на бизнеса в моята индустрия? Много ли от моите конкуренти използват този софтуер? Оптимизиран ли е за моя бизнес? Отговорът на тези и други въпроси може да стесни вашите възможности и да ви отведе до най-доброто.

Осигурете успешен проект

Както във всеки проект, съществуват редица фактори, които могат да определят успеха или неуспеха на внедряването или надграждането на ЕРП. Съществуват обаче три основни компонента:

• Хора:

Когато се определя кой ще участва в екипа за внедряване или надграждане на ЕРП, някои бизнес лидери избират служители, които могат лесно да бъдат изтеглени от други проекти или ежедневни задължения. Това обаче е грешка. ЕРП проектът не е само ИТ проект и за да бъде успешен, вашият екип трябва да се състои от топ служители – включително изпълнителен директор, който ще ръководи проекта и ще инвестира значително време.

• Процеси:

Мислете за вашия ЕРП проект като за пътуване. Трябва ви план, за да знаете къде отивате, и карта, която да ви каже как да стигнете до там. Трябва да се използва структурирана методология и редовната комуникация е необходимост, която да гарантира, че детайлите на проекта се изпълняват правилно. Това включва обучение, което трябва да се прави навреме и редовно.

• Технологии:

Когато технологичните проекти се провалят, е лесно да обвиним софтуера. Въпреки това, по-внимателният поглед обикновено показва, че са виновни стъпките, предприети по време на изпълнение на проекта. Лошите, непълни или неорганизирани данни няма да бъдат магически коригирани в новата система. Почистването и прегледа преди преобразуването е необходимо и трябва да се извърши преди началото на проекта. Освен това разбирането на нуждите на вашия бизнес от интеграция и отчитане преди началото на проекта ще спести време, пари и ще гарантира успеха.

Потенциални проблеми

Никой технологичен проект не е перфектен, независимо от стъпките, които вие и вашият партньор предприемате за изпълнение, за да избегнете проблеми. Внимателното планиране и изпълнение може да сведе до минимум тези предизвикателства, но шансовете са, че това няма да бъде безпроблемен преход. Помислете за тези често срещани проблеми в опит да ги избегнете.

• Необходимост от персонализиране:

По-малките организации вероятно се нуждаят от по-малко персонализации или промени в своята система. Ако, обаче, сте по-голямо предприятие, вашият бизнес може да включва дъщерни дружества или допълнителни офиси на други места. В тези случаи универсалният подход не е достатъчен. Въпреки че не препоръчваме да правите персонализации на вашия ERP софтуер, понякога те са необходими за вашите операции. Изберете софтуер, който е гъвкав и способен на тези промени.

• Рискове за сигурността:

Въпреки че голяма част от ЕРП софтуерът е подсигурен с подходящи мерки за сигурност в защита на бизнес данните, технологията по своето естество може да бъде уязвима. За да защитите вашите данни и данните на вашите клиенти, определете правилната структура за сигурност за вашия бизнес. Има три метода за съхранение на данни – облачен, локален или хибриден – и това, което работи най-добре за вашия бизнес, се определя от вас. Освен това, прилагайте най-добрите практики за сигурност, за да определите слабостите, преди те да бъдат компрометирани.

• Недостатъчно обучение или тестване:

Тестването на нова ЕРП система е от решаващо значение. ЕРП партньорите ще провеждат интерактивно тестване през целия процес на внедряване, за да гарантират, че софтуерът е конфигуриран да функционира правилно за вашия бизнес. Освен това, тази теория работи по подобен начин с обучението. Включването и на обучение на крайните потребители от самото начало и по време на целия проект осигурява по-добро използване на софтуера, намалява рисковете, породени от липса на разбиране или знания и увеличава спестените разходи и време.

Тенденции в ЕРП системите

Въпреки че компаниите използват ЕРП софтуер от десетилетия, той непрекъснато се развива. С напредъка на технологиите бизнесът се адаптира, както и бизнес инструментите му. Ето някои от най-добрите тенденции в ЕРП.

Облак:

Въпреки че облачното ERP днес е нещо обичайно, все още е една от най-добрите тенденции. Все повече и повече фирми разпознават предимствата на облака, независимо дали е за съхранение на данни или за изпълнение на цялостно решение.

Мобилно:

Огромен процент от населението притежават смартфони, а мобилните възможности в ЕРП също се увеличават. Много водещи доставчици на ЕРП продължават да интегрират мобилни инструменти в своя софтуер.

Изкуствен интелект и машинно обучение:

Опциите за изкуствен интелект и машинно обучение коренно променят начина, по който се изгражда и използва ЕРП. Доставчиците на ЕРП разработват инструменти, които са конфигурирани да изпълняват ръчни задачи, за да се сведат до минимум измамите.